Hausverwaltung kündigen: Ablauf, Fristen und Muster

Verwalter einer WEG abberufen

Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit per einfachem Mehrheitsbeschluss abberufen – ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr erforderlich (§ 26 Abs. 3 WEG). Praktisch bedeutet das: Die Abberufung erfolgt durch Beschluss in der Eigentümerversammlung, unabhängig von der Laufzeit des Verwaltervertrags. Der Verwaltervertrag selbst endet erst zum vertraglich vereinbarten Termin bzw. nach der vereinbarten Kündigungsfrist, bei der WEG jedoch längstens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 S. 2 WEG) – Abberufung (das Amt) und Vertragsende (die Bezahlung) sind rechtlich zwei getrennte Vorgänge.

Mietverwaltungsvertrag kündigen

Bei einer reinen Mietverwaltung (Einzeleigentum) gilt die im Verwaltervertrag vereinbarte Kündigungsfrist – typischerweise drei bis sechs Monate zum Ende der Vertragslaufzeit. Bei einem wichtigen Grund, etwa einer schwerwiegenden Pflichtverletzung, ist auch eine fristlose Kündigung möglich. Prüfen Sie zuerst Ihren bestehenden Vertrag auf die genaue Frist und Form der Kündigung (meist Schriftform).

Herausgabe der Unterlagen

Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, alle relevanten Unterlagen an die neue Verwaltung oder die Eigentümer herauszugeben – dazu zählen Kontoauszüge, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Versammlungsprotokolle, Versicherungspolicen und bei Mietverwaltung die laufenden Mietverträge. Dieser Herausgabeanspruch folgt aus dem Auftrags- bzw. Geschäftsbesorgungsrecht (§§ 675, 667 BGB). Verweigert der Altverwalter die Übergabe, kann er notfalls gerichtlich durchgesetzt werden.

Typischer Zeitplan der Übergabe

Ein Verwalterwechsel wird meist einige Monate im Voraus vorbereitet, damit die neue Verwaltung ohne Unterbrechung zum vereinbarten Stichtag übernehmen kann. Am Beispiel eines Wechsels zum 1. Januar läuft die Übergabe grob in diesen Phasen ab:

• Vertragsunterzeichnung (mehrere Monate vorher): Der Verwaltungsbeirat oder ein bevollmächtigter Eigentümer unterschreibt den neuen Verwaltervertrag.
• Erste Daten- und Akteneinsicht: Die neue Verwaltung sichtet die Unterlagen des bisherigen Verwalters und übernimmt Eigentümer- und Adresslisten, eine Übersicht der Versorger und Dienstleister sowie die Wirtschaftspläne.
• Konten und Stammdaten: Es werden neue Konten für die Gemeinschaft eingerichtet, alle Eigentümer über den Wechsel sowie die neuen Kontaktdaten und Bankverbindung informiert und um Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats gebeten.
• Information der Versorger & Übergabe: Versorger und Dienstleister werden über den Wechsel informiert, damit Lastschriften künftig korrekt laufen, und die vollständigen Verwaltungsunterlagen werden vom bisherigen Verwalter übernommen.
• Start zum Stichtag: Der erste Hausgeldeinzug erfolgt über das neue Konto, Guthaben werden übertragen und die alten Konten geschlossen.

Ein strukturierter Vorbereitungsprozess sorgt dafür, dass die neue Verwaltung ab dem Stichtag ohne Einschränkungen übernehmen kann – für Eigentümer und Mieter ändert sich im Alltag zunächst nichts außer der neuen Bankverbindung und dem neuen Ansprechpartner.

Aufbau eines Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben an die Hausverwaltung sollte folgende Punkte enthalten:

• Vollständige Absender- und Empfängerdaten sowie das Datum
• Eindeutige Bezeichnung des Verwaltervertrags (Vertragsnummer, Objekt, Datum des Vertragsschlusses)
• Klare Kündigungserklärung zum nächstmöglichen bzw. konkret benannten Termin
• Bei WEG: Verweis auf den Abberufungsbeschluss der Eigentümerversammlung (Datum, TOP-Nummer)
• Aufforderung zur vollständigen Herausgabe aller Unterlagen und Kontostände zum Übergabetermin
• Bei WEG: Unterschrift des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder eines durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümers – gegenüber dem Verwalter vertritt dieser die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG); der Beirat als Gremium ist nicht automatisch vertretungsbefugt

Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall, gibt aber die Struktur vor, an der sich ein rechtssicheres Kündigungsschreiben orientiert.

[Absender: Name, Anschrift]
[ggf. Verwaltungsbeirat der WEG Objekt/Anschrift]

[Empfänger: Name der Hausverwaltung, Anschrift]

[Ort, Datum]

Kündigung des Verwaltervertrags – [Objekt/Anschrift]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich / kündigt die Wohnungseigentümergemeinschaft [Objekt/Anschrift] den mit Ihnen bestehenden Verwaltervertrag vom [Datum] fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum [Datum].

[Nur WEG:] Die Abberufung als Verwalter wurde in der Eigentümerversammlung am [Datum] unter TOP [Nummer] beschlossen.

Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung des Vertragsendes sowie um vollständige Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen und der Kontoguthaben zum Übergabetermin.

Mit freundlichen Grüßen

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[Unterschrift, Name]

Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an Ihren Fall an. Bei einer reinen Mietverwaltung lassen Sie den WEG-Absatz weg.