Hausverwaltung wechseln: Ablauf in 5 Schritten
Eine Hausverwaltung zu wechseln ist einfacher, als die meisten Eigentümer denken. Seit der WEG-Reform 2020 kann eine Eigentümergemeinschaft ihren Verwalter jederzeit per einfachem Mehrheitsbeschluss abberufen – ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr nötig (§ 26 Abs. 3 WEG). Bei einer Mietverwaltung im Einzeleigentum entscheiden Sie ohnehin allein. Dieser Ratgeber führt Sie durch den kompletten Ablauf in fünf Schritten.
Wann sich ein Wechsel lohnt
Die häufigsten Auslöser für einen Verwalterwechsel sind schlechte Erreichbarkeit, fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen, intransparente Kosten und liegengebliebene Instandhaltung. Sie müssen sich keinen dieser Punkte gefallen lassen: Weder bei der WEG noch bei der Mietverwaltung brauchen Sie einen nachweisbaren „wichtigen Grund", um sich für eine andere Verwaltung zu entscheiden.
Schritt 1: Situation prüfen und Vertrag ansehen
Sehen Sie zuerst in den bestehenden Verwaltervertrag: Wie lang ist die Laufzeit, welche Kündigungsfrist gilt und in welcher Form muss gekündigt werden (meist Schriftform)? Bei einer WEG ist wichtig, zwischen zwei Dingen zu unterscheiden: der Abberufung des Verwalters (das Amt endet sofort mit dem Beschluss) und dem Ende des Verwaltervertrags (die Vergütung läuft bis zum vertraglichen Termin, bei der WEG jedoch längstens sechs Monate nach der Abberufung, § 26 Abs. 3 S. 2 WEG). Diese beiden Vorgänge sind rechtlich getrennt.
Schritt 2: Vergleichsangebote einholen
Holen Sie mehrere Angebote neuer Verwaltungen ein – als Orientierung gelten mindestens drei Vergleichsangebote. Achten Sie nicht nur auf den Preis pro Wohneinheit, sondern auf den konkreten Leistungsumfang: Erreichbarkeit, digitale Abrechnung, Umgang mit Instandhaltung und ein fester Ansprechpartner. So schaffen Sie eine belastbare Grundlage für die Entscheidung in der Eigentümerversammlung oder – bei Mietverwaltung – für Ihre eigene Wahl.
Vor der Neubestellung eines Verwalters sind mehrere Alternativangebote einzuholen; bei einer bloßen Wiederbestellung nur dann, wenn sich der Sachverhalt geändert hat.
Entscheidung zur Rechtslage vor der WEG-Reform 2020; die Aussage gilt fort.
Norm: § 26 WEG · Quelle: Entscheidungssuche des Bundesgerichtshofs (Aktenzeichen V ZR 96/10)
Schritt 3: Beschluss fassen bzw. kündigen
Jetzt trennt sich der Weg je nach Objektart:
- WEG: In der Eigentümerversammlung werden mehrere Beschlüsse gefasst – Abberufung des alten Verwalters, Bestellung des neuen Verwalters und Abschluss des neuen Verwaltervertrags. Es genügt jeweils die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
- Mietverwaltung (Einzeleigentum): Kein Beschluss, keine Versammlung. Sie kündigen den Vertrag schriftlich zur vereinbarten Frist – fertig.
Schritt 4: Übergabe organisieren
Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, alle Unterlagen herauszugeben: Kontoauszüge, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Versammlungsprotokolle, Versicherungspolicen und bei Mietverwaltung die laufenden Mietverträge. Dieser Herausgabeanspruch folgt aus dem Auftrags- bzw. Geschäftsbesorgungsrecht (§§ 675, 667 BGB). In der Praxis übernimmt die neue Verwaltung diesen Schriftverkehr komplett – Sie müssen dem alten Verwalter nicht selbst hinterherlaufen.
Schritt 5: Neustart zum Stichtag
Zum vereinbarten Stichtag übernimmt die neue Verwaltung: Neue Konten für die Gemeinschaft werden eingerichtet, Eigentümer und Mieter über die neue Bankverbindung informiert und Versorger sowie Dienstleister umgestellt. Im Alltag ändert sich für Eigentümer und Mieter zunächst nur zweierlei – die neue Bankverbindung und der neue Ansprechpartner.
Wie lange dauert ein Wechsel?
Der Beschluss bzw. die Kündigung ist schnell erledigt. Die tatsächliche Übergabe wird meist einige Monate im Voraus vorbereitet, damit die neue Verwaltung ohne Unterbrechung zum Stichtag – häufig zum Jahreswechsel – übernehmen kann. Rechnen Sie je nach Kündigungsfrist und Vertragslaufzeit mit einem Vorlauf von rund drei bis sechs Monaten.
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