Übergabe beim Verwalterwechsel: Checkliste der Unterlagen
Der reibungslose Verwalterwechsel steht und fällt mit der Übergabe der Unterlagen. Der bisherige Verwalter ist zur vollständigen Herausgabe verpflichtet – dieser Ratgeber zeigt, was dazugehört, und stellt eine kopierfertige Checkliste bereit.
Herausgabepflicht nach §§ 675, 667 BGB
Der alte Verwalter muss alle Unterlagen und Gelder an die neue Verwaltung bzw. die Eigentümer übergeben. Grundlage ist in beiden Fällen das Auftrags- bzw. Geschäftsbesorgungsrecht (§ 667 BGB, bei der WEG über § 675 BGB) – nicht § 27 WEG, der nur die Befugnisse des Verwalters regelt. Verweigert der Altverwalter die Übergabe oder gibt nur unvollständig heraus, kann der Anspruch notfalls gerichtlich durchgesetzt werden.
Diese Unterlagen gehören zur Übergabe
Zur Übergabe zählen vor allem die rechtlichen Grundlagen (Teilungserklärung, Verträge, Protokolle, Beschluss-Sammlung), die vollständigen Finanzunterlagen (Kontoauszüge, Abrechnungen, Wirtschaftsplan, Rücklagen), die Objektdaten (Eigentümerliste, Versicherungen, Dienstleister- und Versorgerverträge) sowie technische Unterlagen wie Pläne, Energieausweis und das Schlüsselverzeichnis.
Kopierfertige Übergabe-Checkliste
Nutzen Sie diese Checkliste, um die Vollständigkeit der Übergabe abzuhaken. Ergänzen Sie Objektname und fehlende Positionen nach Bedarf.
Übergabe-Checkliste Verwalterwechsel – [Objekt/Anschrift] Verwaltung & Beschlüsse [ ] Aktueller Verwaltervertrag [ ] Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung [ ] Beschluss-Sammlung [ ] Protokolle der Eigentümerversammlungen (alle Jahre) Finanzen [ ] Kontoauszüge aller Gemeinschaftskonten [ ] Aktuelle Kontostände und Rücklagenübersicht [ ] Jahresabrechnungen der letzten Jahre [ ] Aktueller Wirtschaftsplan [ ] Offene Forderungen / Hausgeldrückstände [ ] SEPA-Lastschriftmandate Objekt & Verträge [ ] Eigentümerliste mit aktuellen Kontaktdaten [ ] Versicherungspolicen (Gebäude, Haftpflicht u. a.) [ ] Wartungs- und Dienstleisterverträge (Heizung, Aufzug, Reinigung) [ ] Versorgerverträge und Zählerstände [ ] Bei Mietverwaltung: laufende Mietverträge und Kautionsnachweise Technik & Unterlagen [ ] Schlüssel- und Schließanlagenverzeichnis [ ] Baupläne, Aufmaße, Energieausweis [ ] Gewährleistungs- und Handwerkerunterlagen [ ] Schriftverkehr zu offenen Vorgängen Übergabe bestätigt am: __________ Unterschrift alt: __________ Unterschrift neu: __________
Wer organisiert die Übergabe?
In der Praxis übernimmt die neue Verwaltung den kompletten Übergabeprozess: Sie fordert die Unterlagen an, prüft sie auf Vollständigkeit und stimmt den Stichtag mit dem alten Verwalter ab. Für die Eigentümer bedeutet das: keine eigene Nachfassarbeit, kein Papierkram.
Sie möchten sich nicht selbst um Anforderung und Prüfung der Unterlagen kümmern? Wir organisieren die komplette Übergabe für Sie – vollständig, fristgerecht und kostenlos zum Start.
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